Znasz pracownika, jego umiejętności i stanowisko. Chcesz zatrudnić go bezpośrednio, bez pośrednictwa agencji pracy tymczasowej. Z perspektywy hali lub biura może zmienić się niewiele. Z perspektywy legalizacji zmienia się pracodawca — dokument wystawiony na agencję nie przechodzi automatycznie na Twoją firmę.
Zanim zakończycie dotychczasowe skierowanie, sprawdź podstawę pobytu i pracy oraz formalności potrzebne do zatrudnienia u Ciebie. Pozwoli to ustalić, czy przejście jest możliwe bez przerwy i od czego zależy termin startu.
To samo miejsce pracy nie oznacza tego samego pracodawcy
Przy pracy tymczasowej pracodawcą jest agencja, a Twoja firma jest pracodawcą użytkownikiem. Zezwolenie na pracę, oświadczenie lub decyzja pobytowa mogą wskazywać agencję i określać warunki tej konkretnej pracy.
Po przejściu na Twój etat pracownik podpisuje umowę z innym podmiotem. Nawet identyczne wynagrodzenie i stanowisko nie przenoszą zezwolenia. Jeżeli cudzoziemiec nie ma swobodnego dostępu do rynku pracy lub właściwego zwolnienia, potrzebna jest podstawa obejmująca zatrudnienie przez Twoją firmę.
Samo wcześniejsze podpisanie umowy z przyszłą datą rozpoczęcia pracy nie zastępuje tej podstawy. Kluczowe jest spełnienie warunków przed faktycznym dopuszczeniem do pracy.
Od dokumentów zależy procedura
| Obecna sytuacja | Co ustalić przed przejściem |
|---|---|
| Zezwolenie na pracę lub oświadczenie wystawione na agencję | Czy dla nowego pracodawcy potrzebne jest nowe zezwolenie lub oświadczenie i czy pobyt pozwala na tę pracę |
| Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wskazujące agencję | Czy zastosowanie ma zmiana zezwolenia jednolitego oraz na jakiej podstawie można pracować do czasu rozstrzygnięcia |
| Swobodny dostęp do rynku pracy lub zwolnienie | Z czego wynika uprawnienie i czy nadal są spełnione jego warunki |
| Praca w trybie powiadomienia | Czy nowy pracodawca musi złożyć własne powiadomienie i w jakim terminie |
Nie oceniaj uprawnienia wyłącznie po napisie „dostęp do rynku pracy” na karcie pobytu. Potrzebna jest pełna decyzja, z której wynika, czy dostęp jest związany z określonym zatrudnieniem.
Zezwolenie jednolite można zmienić, ale sam wniosek nie pozwala rozpocząć nowej pracy
Art. 120 ustawy o cudzoziemcach przewiduje zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę m.in. przy zmianie pracodawcy. Dla zwykłego zezwolenia jednolitego nie trzeba więc automatycznie zaczynać od nowego wniosku o pobyt. Zmiana nie przedłuża jednak okresu ważności dotychczasowego zezwolenia.
Do wniosku potrzebne są dokumenty nowego zatrudnienia, w tym odpowiedni załącznik pracodawcy. Złożenie wniosku o zmianę nie przenosi prawa do pracy na nową firmę. Jeżeli pracownik ma zacząć przed decyzją zmieniającą, musi mieć niezależną podstawę pozwalającą na pracę u Ciebie oraz odpowiedni pobyt. Może to wymagać osobnego zezwolenia na pracę; oświadczenie jest dostępne tylko dla obywatelstw objętych tą procedurą.
Jeśli poprzedni dokument pobytowy już wygasł, a pracownik oczekuje na kolejną decyzję, dodatkowo sprawdź warunki zatrudnienia podczas postępowania pobytowego. Sama nowa decyzja o zezwoleniu na pracę nie rozwiązuje każdego problemu z podstawą pobytu.
Jak zaplanować przejście
Najpierw zbierz dokumenty do oceny: paszport, aktualną podstawę pobytu, pełną decyzję pobytową, dokument legalizujący pracę w agencji i informacje o warunkach nowego zatrudnienia. Ustal również, czy toczy się inne postępowanie i czy wpłynęło wezwanie z urzędu.
Następnie dopasuj zakończenie zatrudnienia w agencji do realnej możliwości rozpoczęcia pracy w Twojej firmie. Przy dokumentach wymagających decyzji urzędu nie traktuj planowanej daty jako gwarantowanej. Jeśli formalności nie będą zakończone, trzeba przewidzieć przerwę w wykonywaniu pracy u nowego pracodawcy.
Przed startem przygotuj podpisaną umowę i wymagane dokumenty. Jeśli zatrudnienie podlega obowiązkowi przekazania kopii umowy przez praca.gov.pl, wykonaj go we właściwym terminie. Zgłoszenie pracownika do ZUS ma odrębny termin — standardowo siedem dni od powstania obowiązku ubezpieczenia, a nie zawsze przed pierwszym dniem pracy.
Kto zawiadamia urząd o zakończeniu poprzedniej pracy
Przy zezwoleniu jednolitym wskazującym pracodawcę trzeba rozdzielić obowiązki stron wynikające z art. 121:
- cudzoziemiec zawiadamia właściwego wojewodę o utracie pracy w ciągu 15 dni roboczych; obowiązek uznaje się za wykonany, jeśli w tym terminie złoży wniosek o zmianę zezwolenia;
- podmiot wskazany w zezwoleniu zawiadamia wojewodę o utracie pracy przez cudzoziemca w ciągu 15 dni.
To różne terminy. Przy przejściu z agencji ustalcie, kto wykonuje każdą czynność i gdzie będzie potwierdzenie. Obowiązki związane z osobnym zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem trzeba ocenić odrębnie; opisujemy je w poradniku o niepodjęciu i zakończeniu pracy.
Co przygotowujemy za firmę
ICG analizuje dokumenty pracownika, dobiera procedurę dla nowego pracodawcy, przygotowuje wnioski i prowadzi kontakt z pracownikiem oraz urzędem. Koordynujemy kompletowanie dokumentów i wskazujemy czynności potrzebne do przejścia.
Twoja firma określa stanowisko, wynagrodzenie i planowany termin zatrudnienia. Nie musi samodzielnie ustalać nazw formularzy ani przekazywać każdej wiadomości między pracownikiem a osobą prowadzącą sprawę.
Źródła
Stan prawny: 28 września 2026 r. Tekst dotyczy przejścia z agencji pracy tymczasowej do bezpośredniego pracodawcy; szczególne zezwolenia, np. Niebieska Karta UE, mają własne zasady.