Zezwolenie zostało wydane, ale kandydat nie przyjechał. Albo jest już w Polsce i przesuwa termin rozpoczęcia pracy. Brak pierwszego dnia w pracy nie oznacza braku obowiązków wobec urzędu. Rodzaj i termin zgłoszenia zależą przede wszystkim od tego, czy firma uzyskała zezwolenie na pracę, czy zarejestrowała oświadczenie.

Druga różnica dotyczy faktów: pracownik jeszcze nie zaczął, ale nadal ma przyjść, czy definitywnie zrezygnował? Przy oświadczeniu wybór właściwego powiadomienia może decydować o dalszej ważności wpisu.

Zezwolenie na pracę: próg dwóch miesięcy i siedem dni na zgłoszenie

Art. 19 i 20 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom nakazują zawiadomić organ, który wydał zezwolenie, w następujących sytuacjach. Poniższe zasady nie dotyczą zezwoleń na pracę sezonową, które mają odrębne obowiązki.

Zdarzenie Kiedy powstaje obowiązek
Niepodjęcie pracy Cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu dwóch miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia
Przerwa w pracy Przerwa przekracza dwa miesiące
Wcześniejsze zakończenie Praca skończyła się wcześniej niż dwa miesiące przed końcem ważności zezwolenia

Na zawiadomienie jest siedem dni od wystąpienia właściwej okoliczności. Przy niepodjęciu pracy patrzysz na początkową datę ważności zezwolenia, nie na datę jego odbioru, planowanego lotu ani ostatnią obietnicę kandydata.

Przesunięcie startu w kalendarzu firmy nie zmienia tej daty. Jeśli nadal planujesz zatrudnienie, nie pomijaj zawiadomienia po wystąpieniu ustawowej przesłanki. Przy niepodjęciu pracy lub dłuższej przerwie art. 22 ust. 3 wiąże wyjątek od uchylenia zezwolenia z powiadomieniem organu zawierającym przyczynę oraz deklarację, że zezwolenie zostanie wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Sam zapis o opóźnieniu w kalendarzu HR nie spełnia tego warunku.

Nowe zasady obejmują również zezwolenia wydane przed wejściem ustawy w życie — wynika to z jej art. 103. Nie stosuj automatycznie starszych progów tylko dlatego, że decyzja pochodzi sprzed czerwca 2025 r.

Oświadczenie: brak startu zgłaszasz w ciągu czternastu dni

Przy oświadczeniu wpisanym do ewidencji art. 70 rozdziela następujące informacje:

  • Podjęcie pracy: zawiadomienie w ciągu siedmiu dni od rzeczywistego rozpoczęcia.
  • Niepodjęcie pracy w dacie wpisanej do ewidencji: zawiadomienie w ciągu czternastu dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji.
  • Informacja, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej: odrębne powiadomienie, po którym wpis oświadczenia unieważnia się z mocy prawa.

Zgłoszenie opóźnienia i zgłoszenie definitywnej rezygnacji nie są zamienne. Samo zawiadomienie o braku startu w terminie, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 2, nie jest tym samym co powiadomienie z ust. 2 powodujące unieważnienie wpisu.

Przykład: kandydat nie dotarł na czas, ale obie strony nadal planują zatrudnienie. Nie wybieraj informacji „nie podejmie pracy” wyłącznie dlatego, że w ustalonej dacie go nie było. Najpierw potwierdź, czy chodzi o opóźnienie, czy rezygnację. Jeśli wpis został unieważniony, nie można później traktować go jak nadal ważnej podstawy zatrudnienia.

Który urząd i który formularz

Przy zezwoleniu adresatem jest organ, który je wydał; przy oświadczeniu — starosta właściwy dla wpisu. Korzystaj z usługi odpowiadającej konkretnemu zdarzeniu w praca.gov.pl. Zwykły e-mail do urzędu nie powinien zastępować wymaganego zgłoszenia.

Dla zezwoleń istnieją zasady przejściowe dotyczące kanału technicznego. Komunikat Świętokrzyskiego UW wskazuje elektroniczne powiadomienia od 1 czerwca 2026 r. dla spraw z wniosków złożonych od 1 stycznia 2026 r., przy zachowaniu dotychczasowych form dla starszych spraw. Jeśli obsługujesz taką starszą decyzję, ustal właściwy kanał według daty wniosku i instrukcji organu. Ta różnica techniczna nie przywraca dawnych terminów zgłoszenia.

Zachowaj potwierdzenie wysłania z datą i numerem sprawy. Sam projekt formularza lub zapis w wewnętrznym kalendarzu nie potwierdza wykonania obowiązku.

Rekrutacja zakończona — co jeszcze pozostaje

Sprawdź, czy podpisano umowę, czy doszło do rozpoczęcia zatrudnienia i czy wykonano zgłoszenia kadrowe. Zawiadomienie urzędu w sprawie zezwolenia nie rozwiązuje automatycznie umowy ani nie zastępuje czynności w ZUS.

Jeśli kandydat ma zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, dochodzą obowiązki związane z tą decyzją. Ten artykuł dotyczy zezwoleń na pracę i oświadczeń; nie zastępuje zawiadomień w postępowaniu pobytowym ani powiadomienia w szczególnej ścieżce zatrudnienia obywateli Ukrainy.

Nie można również przypisać niewykorzystanego dokumentu innej osobie. Nowy kandydat wymaga oceny własnych dokumentów i właściwej podstawy pracy.

Jak przejmujemy niedokończoną sprawę

Przekaż ICG numer dokumentu, planowaną datę startu i informację o ustaleniach z kandydatem. Sprawdzimy obowiązek oraz termin, przygotujemy zgłoszenie, złożymy je do właściwego organu i zachowamy potwierdzenie. Ustalimy też, czy pozostają inne czynności dotyczące prowadzonej sprawy.

Jeśli obsługa przechodzi od innej osoby, zbierz także wcześniejsze potwierdzenia zgłoszeń. Pomocny będzie poradnik o przekazaniu spraw legalizacji.

Źródła

Stan prawny: 28 września 2026 r.