Kadry przygotowały umowę, obie strony ją podpisały, a pracownik ma ustaloną datę startu. Jeśli zatrudniasz go na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia, co do zasady musisz jeszcze przekazać do właściwego organu kopię umowy w języku polskim — przed powierzeniem pracy.
Obowiązek dotyczy określonych podstaw zatrudnienia, nie każdej umowy z cudzoziemcem. Jest też odrębną czynnością od zgłoszenia pracownika do ZUS i powiadomienia o rozpoczęciu pracy.
Kogo obejmuje obowiązek
Podstawą są art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
| Podstawa zatrudnienia | Przekazanie kopii umowy w tym trybie |
|---|---|
| Zezwolenie na pracę | Co do zasady do organu, który wydał zezwolenie, przed powierzeniem pracy |
| Oświadczenie wpisane do ewidencji | Do organu, który dokonał wpisu, przed powierzeniem pracy |
| Samo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, bez osobnego zezwolenia na pracę lub oświadczenia | Z samego posiadania zezwolenia jednolitego nie wynika obowiązek z art. 17 lub 68 |
| Praca na podstawie zwolnienia lub innego uprawnienia | Sam ten fakt nie uruchamia obowiązku przewidzianego dla zezwoleń i oświadczeń |
Zezwolenie jednolite wydawane cudzoziemcowi nie jest tym samym dokumentem co zezwolenie na pracę wydawane pracodawcy. Wniosek o braku automatycznego obowiązku dla samego zezwolenia jednolitego wynika z zakresu wskazanych przepisów. Nadal trzeba spełnić obowiązki właściwe dla danej podstawy pracy i postępowania pobytowego.
Ustawa przewiduje wyjątki. W ścieżce zezwolenia na pracę, przy umowie o pomocy przy zbiorach, kopię przekazuje się w ciągu siedmiu dni od powierzenia pracy. Określone obowiązki z art. 17 nie dotyczą też zezwoleń związanych z pełnieniem wskazanych funkcji, m.in. członka zarządu czy prokurenta. Przed wybraniem formularza ustal więc rodzaj dokumentu, a nie tylko to, czy pracownik ma „jakieś zezwolenie”.
Co przesłać
Przygotuj kopię zawartej umowy, podpisanej przez obie strony. Dokument ma przedstawiać rzeczywiście uzgodnione warunki pracy. Projekt bez podpisów, samo oświadczenie o powierzeniu pracy albo dokument ZUS nie zastępują umowy.
Do organu przekazuje się wersję polską. Umowa dwujęzyczna zawierająca polską treść pozwala zachować w jednym dokumencie obie wersje. Jeśli cudzoziemiec nie posługuje się polskim, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść umowy na piśmie w zrozumiałej wersji. Przy umowie sporządzonej wyłącznie w języku obcym obowiązuje również wymóg przechowywania tłumaczenia na polski wykonanego przez tłumacza przysięgłego.
Sprawdź czytelność całej kopii: strony z warunkami, załączniki stanowiące część umowy oraz podpisy. Przy wielostronicowym skanie łatwo pominąć ostatnią stronę, która potwierdza zawarcie umowy.
Jak przekazać umowę w praca.gov.pl
- Wejdź na konto z uprawnieniami do działania w imieniu właściwej organizacji.
- Wybierz usługę „Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)” i właściwego adresata zgodnie z dokumentem legalizującym pracę.
- Uzupełnij dane pozwalające powiązać umowę z cudzoziemcem i sprawą, dołącz podpisany dokument, podpisz i wyślij formularz.
- Sprawdź potwierdzenie wysłania i zachowaj je razem z umową.
Jeżeli instrukcja właściwego urzędu przewiduje przekazanie w ramach istniejącej korespondencji, zastosuj wskazaną przez niego ścieżkę w systemie. Nie poprzestawaj na zapisaniu roboczej wersji formularza. Osoba przygotowująca plik i osoba uprawniona do wysyłki mogą być różne — trzeba ustalić, kto kończy czynność przed startem pracownika.
Wysłanie umowy nie zastępuje innych powiadomień
Przy oświadczeniu nadal istnieje osobne zawiadomienie o podjęciu lub niepodjęciu pracy. Przy zezwoleniu mogą powstać obowiązki dotyczące dłuższego niepodjęcia, przerwy albo wcześniejszego zakończenia pracy. Szczególna ścieżka zatrudnienia oparta na powiadomieniu również ma własne wymagania.
Nie można więc uznać, że wysłanie dowolnego formularza w praca.gov.pl załatwia wszystkie obowiązki. Kopia umowy mówi urzędowi, co strony uzgodniły. Powiadomienie o podjęciu pracy informuje, co faktycznie się wydarzyło. Terminy drugiej grupy opisujemy w poradniku o niepodjęciu i zakończeniu pracy.
Co z aneksem do umowy
Sam aneks nie zastępuje podpisanej umowy. Przekazując dokumenty, dołącz umowę, a jeśli jej aktualne warunki wynikają z aneksu — również ten aneks. Taką kompletność dokumentacji wskazuje m.in. Wydział Spraw Cudzoziemców w Gdańsku.
Osobno trzeba ocenić, czy zmiana wynagrodzenia, wymiaru pracy, stanowiska lub innego warunku wpływa na podstawę zatrudnienia. Nie każda zmiana oznacza identyczną procedurę. Samo przesłanie aneksu nie zmienia zezwolenia, jeśli w danej sytuacji potrzebne jest nowe lub zmienione uprawnienie.
Kto robi to przy obsłudze ICG
Ustalamy, czy obowiązek dotyczy danego pracownika, koordynujemy uzyskanie podpisanej umowy od kadr, przekazujemy kopię przez właściwy system i zachowujemy potwierdzenie. Nie musisz dodatkowo organizować pośrednictwa HR między księgowością, pracownikiem i osobą prowadzącą legalizację.
Tę czynność warto uwzględnić w podziale pracy z biurem rachunkowym, zwłaszcza gdy umowę przygotowuje inna firma niż dokumenty legalizacyjne.
Źródła
Stan prawny: 28 września 2026 r.