Masz kandydata, planowany termin zatrudnienia i kilka dokumentów. Albo pracownik jest już w zespole, a jego sprawa pobytowa wymaga dalszego prowadzenia. Nie musisz samodzielnie wybierać formularza ani organizować kontaktu z urzędem. Od tego zaczyna się nasza praca.

ICG Mobility prowadzi legalizację pracy i pobytu dla firm. Zlecenie może dotyczyć jednej sprawy, pakietu usług lub stałej obsługi zespołu.

Pierwsza rozmowa: co firma chce zrobić

Ustalamy, czy chodzi o nowe zatrudnienie, zmianę warunków, dalszy pobyt czy przejęcie rozpoczętej sprawy. Pytamy o planowaną pracę, sytuację pracownika i istotne terminy. Jeśli urząd przesłał wezwanie, potrzebujemy również jego treści i informacji o doręczeniu.

Na tej podstawie określamy zakres obsługi i wycenę. Bezpłatna rozmowa służy ustaleniu potrzeb i kolejnych działań. Nie trzeba wybierać pakietu przed kontaktem.

Dokumentów nie kompletujesz za nas

Przygotowujemy dokumenty, które możemy sporządzić sami. Kontaktujemy się bezpośrednio z cudzoziemcem, ustalamy jego sytuację i koordynujemy zebranie pozostałych materiałów. Jeśli firma korzysta z księgowości lub obsługi kadrowej, ustalamy źródło potrzebnych informacji o zatrudnieniu.

Po stronie firmy pozostają warunki pracy, decyzje pracodawcy i wymagane podpisy. Gdy potrzebujemy konkretnego działania, wskazujemy czego, od kogo i na kiedy. HR nie musi przekazywać każdej wiadomości między pracownikiem a osobą prowadzącą sprawę.

Najpierw potwierdzamy podstawę pracy

Analizujemy pobyt i uprawnienie do wykonywania planowanej pracy. Sprawdzamy dokumenty łącznie: sama karta, stempel lub wydane wcześniej zezwolenie mogą nie wystarczyć do nowego zatrudnienia.

Wybrana procedura musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Przy przejściu z agencji znaczenie ma nowy pracodawca, a przy studencie podstawa zwolnienia lub inne uprawnienie. Informujemy, jakie formalności poprzedzają rozpoczęcie pracy.

Prowadzimy postępowanie i reagujemy na pisma

Przygotowujemy i składamy dokumenty w odpowiedniej procedurze, monitorujemy sprawę oraz opracowujemy odpowiedzi na wezwania. Jeśli pismo wymaga informacji od pracownika, uzyskujemy ją bezpośrednio. Do firmy wracamy wtedy, gdy potrzebna jest jej decyzja lub informacja dotycząca zatrudnienia.

Masz dostęp do systemu ze statusem swoich spraw. W Big Order i Retainerze otrzymujesz także miesięczny raport w panelu klienta. Jeśli zapytasz o sprawę, odpowiedź dostaniesz w ciągu 24 godzin.

Rozpoczęcie obsługi i decyzja urzędu to różne terminy

Obsługę rozpoczynamy najczęściej w ciągu 24 godzin, zawsze w ciągu 72 godzin od zgłoszenia. To termin podjęcia działań przez ICG. Zakończenie legalizacji zależy od procedury, dokumentacji i pracy urzędu.

Nie przypisujemy każdemu województwu jednej obiecanej liczby tygodni. W prowadzonej sprawie wskazujemy etap, wymagane działania i okoliczności wpływające na plan zatrudnienia. Więcej o planowaniu opisujemy w poradniku o czasie legalizacji.

Co dzieje się po rozstrzygnięciu

Wyjaśniamy znaczenie otrzymanego dokumentu dla zatrudnienia oraz wskazujemy kolejne czynności wynikające z danej sprawy. Może to być przekazanie umowy, właściwe powiadomienie lub zaplanowanie następnej procedury pobytowej.

Przy stałej obsłudze prowadzimy sprawy zespołu na bieżąco. Firma informuje nas o planowanych zmianach, a my oceniamy ich wpływ na dokumenty i przygotowujemy potrzebne działania. Porównaj modele obsługi.

Opis współpracy zaktualizowany 28 września 2026 r.