Kandydat pokazuje legitymację studencką. Dla osoby układającej grafik to może być sygnał, że można ustalić pierwszy dzień pracy. Przy cudzoziemcu spoza UE, EOG i Szwajcarii trzeba jeszcze potwierdzić podstawę pobytu oraz uprawnienie do pracy. Sama legitymacja tego nie rozstrzyga.

Od 1 lipca 2026 r. przy korzystaniu ze zwolnienia dla studentów studiów stacjonarnych znaczenie ma również status jednostki prowadzącej studia. Jednocześnie student może mieć inną, niezależną podstawę dostępu do rynku pracy. Dlatego nie należy automatycznie odrzucać kandydata tylko dlatego, że jego uczelnia nie widnieje na liście zatwierdzonych jednostek.

Co zmieniło się 1 lipca 2026 r.

Zwolnienie określone w § 1 pkt 12 rozporządzenia z 20 listopada 2025 r. obejmuje studenta studiów stacjonarnych w Polsce, jeśli jednostka prowadząca studia:

  • ma zatwierdzenie ministra właściwego do spraw wewnętrznych na przyjmowanie cudzoziemców albo
  • jest zwolniona z obowiązku uzyskania tego zatwierdzenia na podstawie art. 144 ust. 5 ustawy o cudzoziemcach i nie wydano wobec niej zakazu przyjmowania cudzoziemców.

Do 30 czerwca 2026 r. obowiązywał okres przejściowy dla studentów stacjonarnych niepublicznych uczelni akademickich oraz publicznych uczelni zawodowych, które nie spełniały jeszcze wymogu zatwierdzenia. Od 1 lipca nie można opierać zatrudnienia na tym zakończonym wyjątku. Podstawę stanowią § 1 pkt 12 i § 3 rozporządzenia.

Nie sprowadzaj jednak zasady do podziału „uczelnia publiczna — tak, prywatna — nie”. Zatwierdzenie może mieć także uczelnia niepubliczna. Z kolei katalog jednostek niewymagających zatwierdzenia jest szerszy niż same publiczne uczelnie akademickie; obejmuje również wskazane w ustawie uczelnie wojskowe, służb państwowych, kościelne i instytuty. Liczy się konkretna jednostka i jej aktualny status.

Sprawdź dwie możliwe podstawy pracy

Pierwsza to opisane wyżej zwolnienie związane ze studiami stacjonarnymi. Potrzebujesz potwierdzenia aktualnego statusu studenta, trybu studiów i statusu uczelni. Osobno ustalasz, czy podstawa pobytu pozwala na wykonywanie pracy.

Druga to uprawnienie wynikające z tytułu pobytowego lub innego przepisu. Przykładowo zezwolenie na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, udzielone na podstawie art. 144 ustawy o cudzoziemcach, stanowi odrębną podstawę dostępu do rynku pracy na mocy art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Nie każda karta osoby studiującej została jednak wydana na tej podstawie — sprawdź decyzję.

Student może mieć również inne uprawnienie, np. wynikające z pobytu stałego. Jeśli nie korzysta ze zwolnienia ani swobodnego dostępu do rynku pracy, potrzebna może być procedura uzyskania dokumentu legalizującego pracę. Nazwa uczelni sama nie wybiera tej procedury za pracodawcę.

Jakie dokumenty są potrzebne do oceny

Dokument lub informacja Na jakie pytanie odpowiada
Aktualne zaświadczenie z uczelni Czy osoba nadal studiuje i w jakim trybie?
Dane jednostki prowadzącej studia Czy ma zatwierdzenie albo podlega ustawowemu zwolnieniu?
Dokument podróży i dokumenty pobytowe Na jakiej podstawie i do kiedy kandydat przebywa w Polsce?
Pełna decyzja pobytowa, jeśli została wydana Jaki przepis i cel pobytu stoją za kartą?
Warunki planowanego zatrudnienia Czy istniejące uprawnienia wystarczają do tej pracy?

Kopię dokumentu pobytowego przechowujesz zgodnie z obowiązkami pracodawcy. Przy zwolnieniu studenckim zachowaj również dowody, na których oparłeś ocenę. Sam napis „student” w systemie kadrowym nie odtworzy tej oceny podczas kontroli.

Co po obronie albo skreśleniu z listy studentów

Zmiana statusu wymaga ponownego sprawdzenia podstawy pracy. Nie oznacza automatycznie, że każda osoba kończąca studia musi przerwać zatrudnienie. Absolwent może korzystać z odrębnego zwolnienia, jeśli spełnia jego warunki, albo z uprawnienia wynikającego z tytułu pobytowego.

Inaczej trzeba ocenić ukończenie studiów, inaczej skreślenie z listy i przejście na tryb niestacjonarny. Ważność samej legitymacji nie zastępuje informacji o rzeczywistym statusie. Umów z pracownikiem sposób zgłaszania takich zmian i zapisz datę ponownej kontroli dokumentów.

Co przejmuje ICG

Kontaktujemy się ze studentem, zbieramy dokumenty do oceny i sprawdzamy właściwą podstawę pracy. Jeśli potrzebne jest zezwolenie lub inna procedura, przygotowujemy dokumentację i prowadzimy sprawę w urzędzie. Firma przekazuje warunki zatrudnienia i planowany termin startu.

Przy większym zespole stała obsługa legalizacji obejmuje również monitorowanie spraw i reagowanie na przekazane zmiany. HR nie musi samodzielnie porównywać każdej decyzji z listą uczelni i ustalać procedury od początku.

Źródła

Stan prawny: 28 września 2026 r.