Scenariusz hipotetyczny — nie opisuje realizacji ICG. Firma chce zatrudnić 40 cudzoziemców. Część mieszka już w Polsce, część dopiero planuje przyjazd. Firma ma docelowy termin uruchomienia zespołu, ale nie zna jeszcze sytuacji dokumentowej każdej osoby.
W takim projekcie jedna data w planie rekrutacji nie wystarcza. Trzeba ustalić, kto może rozpocząć pracę, jakie działania są potrzebne wobec pozostałych osób i od czego zależą następne kroki.
Najpierw rozdziel sytuacje pracowników
Liczba osób nie określa liczby procedur. Jeden pracownik może potrzebować sprawy dotyczącej pracy oraz osobnej sprawy pobytowej. Inny ma już dostęp do rynku pracy, ale nadal trzeba sprawdzić jego aktualny pobyt i warunki zatrudnienia.
Pierwszy krok to zestawienie sytuacji osób:
| Sytuacja | Co trzeba ustalić |
|---|---|
| Osoba przebywa za granicą | Podstawa pracy, potrzebna procedura wizowa lub wjazdowa oraz kolejność działań. |
| Osoba jest w Polsce i zmienia firmę | Aktualny pobyt i możliwość pracy dla nowego pracodawcy. |
| Osoba czeka na decyzję pobytową | Stan postępowania oraz osobna podstawa wykonywania planowanej pracy. |
| Osoba deklaruje zwolnienie z zezwolenia | Dokumenty potwierdzające zwolnienie i warunki jego zastosowania. |
Taki podział służy organizacji projektu. Przy osobie czekającej na kartę sprawdza się także warunki zatrudnienia podczas postępowania, a przy przejściu z agencji — podstawę pracy dla nowego pracodawcy.
Firma określa zatrudnienie, ICG zbiera dokumenty
Firma określa warunki zatrudnienia: podmiot zatrudniający, stanowiska, zakresy obowiązków, wynagrodzenia, czas i miejsce pracy oraz planowane daty startu.
W takim projekcie ICG kontaktuje się bezpośrednio z pracownikami, uzyskuje dokumenty i przygotowuje wnioski. Koordynujemy również kompletowanie pozostałych załączników.
Do HR lub właściciela wracamy po konkretne decyzje, dane i podpisy. Firma nie musi przekazywać każdej wiadomości między pracownikiem a prowadzącym sprawę.
Jedna lista projektu, osobna gotowość każdej osoby
Przy każdym nazwisku powinny znaleźć się: aktualna podstawa pobytu i pracy, kolejny krok, termin, wykonawca czynności oraz warunek rozpoczęcia zatrudnienia. Status „dokumenty złożone” wymaga doprecyzowania, co złożono i na co pracownik czeka.
Osoby z kompletem uprawnień można uwzględniać w planie rozpoczęcia pracy. Wobec pozostałych trzeba wskazać brakujący warunek. Nie należy obiecywać gotowości całej grupy na podstawie samego terminu wysłania wniosków.
Jeżeli pracownik ma zmienić stanowisko, zakład lub datę przyjazdu, informacja powinna trafić do prowadzącego przed wdrożeniem zmiany. Dzięki temu dokumenty można zestawić z aktualnym planem firmy.
Jak dobrać obsługę większej grupy
Big Order jest dostępny od 10 usług jednocześnie, z indywidualną wyceną pakietu. Firma otrzymuje dostęp do systemu i miesięczny raport w panelu klienta. Liczba 40 osób jest punktem wyjścia do rozpoznania zakresu, nie automatyczną liczbą usług ani obietnicą jednej wspólnej procedury.
Przed startem warto ustalić również osobę uprawnioną do decyzji po stronie firmy. To ona zatwierdza warunki i zmiany; ICG prowadzi dokumentację, kontakt z pracownikami oraz sprawy w urzędach.
Źródła i aktualność
Stan prawny zweryfikowany 28.09.2026: PIP — warunki legalnego zatrudnienia cudzoziemców, UdSC — zmiana zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Podział zadań i rejestr projektu są propozycją organizacyjną dla przedstawionego scenariusza, a nie wynikiem zrealizowanego projektu.