W marcu 2025 roku zgłosił się do nas klient z branży produkcyjnej z pilną potrzebą: nowy zakład, otwarcie za 4 miesiące, 40 specjalistów do sprowadzenia z Ukrainy i Białorusi. Część z nich miała już wygasające zezwolenia w innych firmach.
Wyzwanie
Klasyczne podejście — składanie wniosków jeden po drugim — oznaczałoby kolejkę przed Urzędem Wojewódzkim i realne ryzyko, że połowa specjalistów nie będzie mogła podjąć pracy w dniu otwarcia zakładu.
Dodatkowo: trzech pracowników miało sprawy w toku u poprzednich pracodawców, które wymagały formalnego przeniesienia zezwolenia.
Nasze podejście
Faza 1: Audyt (tydzień 1)
Przeprowadziliśmy audyt sytuacji prawnej wszystkich 40 osób. Sklasyfikowaliśmy je według priorytetu:
- Pilne (do 30 dni) — 8 osób z wygasającymi dokumentami
- Standardowe — 29 osób
- Wymagające przeniesienia zezwolenia — 3 osoby
Faza 2: Harmonogram i podział pracy (tydzień 2)
Opracowaliśmy harmonogram składania wniosków rozłożony w czasie, żeby nie tworzyć sztucznej kolejki i móc reagować na braki formalne w poszczególnych sprawach.
Faza 3: Realizacja (tygodnie 3–14)
Każdy pracownik otrzymał dedykowany kontakt w ICG — jedną osobę, która prowadziła go przez cały proces. Tłumaczyliśmy w językach: polskim, ukraińskim i rosyjskim.
Wynik
- 38 z 40 osób uzyskało dokumenty przed datą otwarcia zakładu
- 2 osoby z opóźnieniem 3 tygodnie (z powodu braków formalnych po stronie urzędu, nie wniosku)
- 0 kar ze strony PIP czy SG w pierwszym roku działalności zakładu
- Klient podpisał z nami umowę Retainer na obsługę całego zespołu
Czego nauczyła nas ta realizacja?
Masowa relokacja wymaga projektu, nie kolejki. Kluczowe elementy sukcesu:
- Wczesna klasyfikacja ryzyka dla każdej osoby
- Równoległe prowadzenie spraw, nie sekwencyjne
- Bezpośredni kontakt z pracownikiem w jego języku
- Cotygodniowy raport statusów dla działu HR
Planujesz relokację zespołu? Porozmawiajmy o harmonogramie zanim wystąpią pierwsze opóźnienia.