Księgowość prowadzi kadry. Kto sprawdza legalność pracy cudzoziemców?

Pracownik ma podpisaną umowę, został zgłoszony do ZUS i otrzymuje wynagrodzenie. Czy to oznacza, że firma prawidłowo zatrudnia cudzoziemca? Te czynności nie potwierdzają jeszcze, że jego pobyt pozwala na pracę i że ma uprawnienie do jej wykonywania u tego pracodawcy.

Biuro rachunkowe może zajmować się również legalizacją. Trzeba jednak ustalić, czy rzeczywiście obejmuje ją Wasza współpraca i kto prowadzi sprawy po zatrudnieniu. Sam zapis „kadry i płace” nie daje odpowiedzi na każde z tych pytań.

Trzy pytania do obecnego biura

Zamiast pytać ogólnie „czy obsługujecie cudzoziemców?”, zapytaj o konkretne zadania:

Czy przed dopuszczeniem do pracy oceniacie podstawę pobytu i uprawnienie do pracy w naszej firmie? Chodzi o ocenę dokumentów, nie tylko przyjęcie ich kopii do akt.
Czy przygotowujecie i składacie wymagane wnioski oraz powiadomienia? Ustal także, kto kontaktuje się z pracownikiem, gdy czegoś brakuje.
Czy po zatrudnieniu monitorujecie terminy i reagujecie na zmiany? Przykłady to koniec zezwolenia, zmiana stanowiska, wezwanie z urzędu lub zakończenie pracy.

Odpowiedzi porównaj z umową i ofertą biura. Jeżeli zakres ustalaliście w korespondencji, uwzględnij także te ustalenia. Potwierdź podział zadań na piśmie, aby obie strony rozumiały go tak samo.

Gdzie najłatwiej pominąć zadanie

Załóżmy, że księgowość przygotowuje umowę na podstawie danych od właściciela. Właściciel otrzymał od kandydata zdjęcie karty pobytu i przekazał je do biura. Nikt nie poprosił o decyzję, z której wynika zakres uprawnienia do pracy.

Każda ze stron wykonała otrzymane zadanie. Nadal brakuje jednak odpowiedzi, czy kandydat może zacząć pracę na uzgodnionych warunkach. Kompletna dokumentacja płacowa i kompletna dokumentacja legalizacji nie są tym samym.

To przykład możliwego podziału pracy, nie opis realizacji ICG. Pokazuje, dlaczego potrzebna jest wskazana osoba lub firma odpowiedzialna za ocenę dokumentów przed startem zatrudnienia.

Podobna sytuacja powstaje przy zmianach. Kadry sporządzają aneks do umowy, ale ktoś musi jeszcze ocenić jego wpływ na dokumenty legalizujące pracę. Samo przygotowanie aneksu nie rozstrzyga, czy nowy wymiar czasu pracy, stanowisko lub pracodawca wymagają dodatkowej procedury.

Jak podzielić pracę bez zmiany księgowości

Jeżeli obecne biuro dobrze prowadzi rozliczenia, możesz pozostawić mu ten zakres i dołączyć specjalistyczną obsługę legalizacji. Przykładowy podział wygląda tak:

Obszar	Kto prowadzi zadanie
Decyzja o zatrudnieniu, stanowisko, wynagrodzenie	Firma przekazuje warunki i zatwierdza decyzje
Ocena pobytu i uprawnienia do pracy	ICG analizuje dokumenty i wskazuje potrzebne formalności
Wnioski, kontakt z pracownikiem i urzędem	ICG przygotowuje dokumenty i prowadzi sprawę
Umowy, wynagrodzenia, ZUS i podatki	Dotychczasowa obsługa kadrowo-płacowa wykonuje swoje zadania
Terminy legalizacji i pisma z urzędu	ICG monitoruje sprawy i przygotowuje odpowiedzi
Zmiana warunków zatrudnienia	Firma przekazuje plan; ICG ocenia skutki dla legalizacji, a kadry przygotowują właściwe dokumenty zatrudnienia

Jeśli biuro już wykonuje część tych czynności, pozostawcie je po jednej stronie. Nie ma korzyści z dwóch osób wysyłających ten sam wniosek albo z dwóch kalendarzy, których nikt nie porównuje.

Osobno przypiszcie przekazanie kopii umowy przez praca.gov.pl, gdy dotyczy danego zatrudnienia. Osoba sporządzająca umowę nie musi być tą, która przesyła ją do urzędu. Powinna jednak wiedzieć, komu i kiedy przekazać podpisany dokument.

Firma przekazuje decyzje. Obsługa wykonuje formalności

Przy współpracy z ICG nie musisz pośredniczyć w każdej wiadomości między pracownikiem a osobą prowadzącą sprawę. Kontaktujemy się z cudzoziemcem bezpośrednio, przygotowujemy dokumenty i koordynujemy ich uzupełnianie. Informacje kadrowe uzyskujemy z ustalonego źródła w firmie lub jej obsłudze.

Od pracodawcy potrzebujemy przede wszystkim danych o planowanym zatrudnieniu, decyzji biznesowych i podpisów tam, gdzie są wymagane. Jeśli konkretnej informacji nie możemy uzyskać samodzielnie, wskazujemy dokładnie, czego potrzebujemy.

Powierzenie czynności zewnętrznemu zespołowi nie zmienia tego, kto jest pracodawcą. Dlatego podział powinien określać również, kto zatwierdza rozpoczęcie pracy i jak ICG otrzymuje informację o zmianie warunków lub zakończeniu zatrudnienia. Dobrze ustalony przepływ informacji pozwala nam zająć się formalnościami bez każdorazowego organizowania całej sprawy przez właściciela lub HR.

Sprawdź podział na jednym pracowniku

Wybierz ostatnio zatrudnioną osobę i odtwórz cztery czynności: ocenę dokumentów, przygotowanie podstawy pracy, wymagane zgłoszenia oraz zapisanie kolejnych terminów. Przy każdej wskaż wykonawcę i miejsce, w którym znajdziesz potwierdzenie.

Jeżeli przy którymś punkcie odpowiedź brzmi „myślałem, że robi to druga strona”, masz konkretne zadanie do przypisania. Możemy przejąć taką sprawę lub zapewnić stałą obsługę legalizacji całego zespołu — obok działającej już księgowości.

Źródła