Oświadczenie wpisane do ewidencji pozwala zatrudnić cudzoziemca objętego tą procedurą na określonych warunkach. Nie zastępuje jednak legalnego pobytu, umowy ani obowiązków zgłoszeniowych. Przed pierwszym dniem pracy trzeba sprawdzić cały zestaw, a nie tylko status wniosku w systemie.

Dla kogo jest ta procedura

Na 28 września 2026 r. nowe oświadczenia mogą dotyczyć obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Praca objęta oświadczeniem nie może być pracą sezonową w rozumieniu odpowiednich przepisów. Nie wystarczy więc kierować się potocznym określeniem „zatrudnienie na sezon”.

Gruzja nie znajduje się na aktualnej liście. Obywatele Gruzji objęci oświadczeniami wpisanymi przed 1 grudnia 2025 r. mogą kontynuować pracę zgodnie z warunkami i ważnością tych dokumentów. Nie daje to możliwości zarejestrowania nowego oświadczenia według dawnej listy.

Przed wyborem procedury sprawdź też, czy pracownik ma już dostęp do rynku pracy na innej podstawie. Samo obywatelstwo nie przesądza, że oświadczenie jest mu potrzebne.

Ile pracy może obejmować oświadczenie

Okres wskazany w oświadczeniu może wynosić maksymalnie 24 miesiące. Nie obowiązuje opisywana czasem reguła „24 miesiące w ciągu 36 miesięcy łącznie u wszystkich pracodawców”.

Termin wpisany w dokumencie trzeba zestawić z dopuszczalnym okresem pobytu. Oświadczenie na dwa lata nie przedłuża wizy ani pobytu bezwizowego. Jeżeli prawo pobytu kończy się wcześniej, wymaga to osobnego działania.

Co musi być gotowe przed rozpoczęciem pracy

Oświadczenie składa się elektronicznie przez praca.gov.pl. Samo wysłanie formularza nie uprawnia do zatrudnienia — potrzebny jest wpis do ewidencji.

Przed startem sprawdź:

  • podstawę pobytu umożliwiającą wykonywanie pracy;
  • dane pracownika, pracodawcy i warunki wpisane do ewidencji;
  • pisemną umowę uwzględniającą te warunki lub zmiany dopuszczone przepisami;
  • przedstawienie pracownikowi treści umowy w języku dla niego zrozumiałym przed jej podpisaniem;
  • przekazanie kopii umowy w języku polskim do właściwego organu przez system przed rozpoczęciem pracy.

Nie każda zmiana wymaga nowego oświadczenia. Podwyżka wynagrodzenia i faktyczna zmiana rodzaju pracy to różne sytuacje. Przed wprowadzeniem zmiany trzeba sprawdzić, czy mieści się w ustawowych wyjątkach.

Po wpisie nadal są obowiązki

Zdarzenie Działanie pracodawcy
Pracownik rozpoczął pracę Powiadomienie starosty w ciągu 7 dni od rozpoczęcia.
Nie rozpoczął w terminie z ewidencji Powiadomienie w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji.
Wiadomo, że nie podejmie pracy, albo kończy ją wcześniej Powiadomienie o tym zdarzeniu; prowadzi ono do unieważnienia oświadczenia z mocy prawa.

Powiadomienie o braku rozpoczęcia pracy w terminie nie jest tym samym co zgłoszenie, że pracownik definitywnie jej nie podejmie. W drugim przypadku wpis traci ważność. Zanim wybierzesz formularz, potwierdź, czy kandydat jedynie się spóźnia, czy rekrutacja została zakończona. Szczegóły opisujemy w poradniku o niepodjęciu pracy i obowiązkach pracodawcy.

Zapisz potwierdzenia wysłania dokumentów. Powiadomienie o rozpoczęciu pracy i przesłanie umowy to osobne czynności.

ICG przygotowuje dokumentację i prowadzi kontakt z pracownikiem oraz urzędem. Firma ustala warunki zatrudnienia i przekazuje informację o rzeczywistym rozpoczęciu lub zakończeniu pracy, aby można było wykonać właściwe zgłoszenia.

Źródła i aktualność

Stan prawny zweryfikowany 28.09.2026: PUP Łódź — oświadczenia i obowiązki pracodawcy, Ambasada RP w Gruzji — zmiana listy państw, ustawa z 20 marca 2025 r., rozdział 6.