Kandydat ma wizę, a firma chce ustalić pierwszy dzień pracy. W kadrach pada pytanie: zezwolenie, oświadczenie czy powiadomienie? Nie wybieraj formularza wyłącznie według obywatelstwa. Najpierw sprawdź, czy kandydat w ogóle potrzebuje dodatkowej podstawy pracy i czy jego pobyt pozwala z niej skorzystać.
Te procedury mają różne zastosowania. Wpisane oświadczenie nie jest skróconą wersją każdego zezwolenia, a powiadomienie nie jest uniwersalnym zgłoszeniem zatrudnienia wszystkich cudzoziemców.
1. Czy osoba ma już uprawnienie do pracy?
Obywatele UE, EOG i Szwajcarii nie potrzebują zezwolenia na pracę. Wśród osób spoza tych państw swobodny dostęp może wynikać m.in. z pobytu stałego, statusu uchodźcy lub określonego zezwolenia pobytowego. Istnieją też zwolnienia związane z sytuacją cudzoziemca, np. studiami, ale mają własne warunki.
Adnotacja „dostęp do rynku pracy” na karcie nie przesądza o możliwości zatrudnienia w każdej firmie. Przy zezwoleniu jednolitym przeczytaj decyzję: może wskazywać konkretnego pracodawcę i warunki zatrudnienia. Dla studentów znaczenie mają również zasady obowiązujące od lipca 2026 r..
2. Czy dostępne jest oświadczenie albo powiadomienie?
Nowe oświadczenia o powierzeniu pracy dotyczą obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Oświadczenie musi zostać wpisane do ewidencji przed rozpoczęciem pracy. Okres pracy wskazany w oświadczeniu nie może przekraczać 24 miesięcy. Nie obowiązuje opisywany dawniej limit „24 miesiące w ciągu 36 miesięcy”.
Procedura nie obejmuje pracy sezonowej w ustawowo wskazanych działalnościach. Dla obywateli Gruzji zachowano przepisy przejściowe dotyczące wcześniejszych oświadczeń; nie oznaczają one otwartej ścieżki składania nowych.
Powiadomienie dotyczy cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej w Polsce. W okresie przejściowym obejmuje również legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez tej ochrony. Przy korzystaniu z tej podstawy pracodawca przesyła powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy. Nie trzeba czekać na decyzję o zezwoleniu, ale trzeba spełnić warunki tej procedury.
3. Jeśli potrzebne jest zezwolenie, co dokładnie ma obejmować?
Ustal pracodawcę, rodzaj pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu oraz planowany okres zatrudnienia. Zezwolenie powinno odpowiadać rzeczywistej pracy. Przy pracy tymczasowej znaczenie ma także pracodawca użytkownik.
Samo zezwolenie nie legalizuje pobytu. Przykładowo od 22 sierpnia 2026 r. ograniczono możliwość rozpoczynania pracy na zezwoleniu podczas pobytu bezwizowego obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli.
Co powinno znaleźć się w ustaleniu dla HR?
| Ustalenie | Dowód lub informacja |
|---|---|
| Legalny pobyt | Dokument i daty, ewentualnie potwierdzona podstawa ustawowa |
| Uprawnienie do pracy | Decyzja, wpisane oświadczenie albo przepis będący podstawą zwolnienia lub powiadomienia |
| Warunki zatrudnienia | Zgodność planowanej umowy z właściwą podstawą |
| Obowiązki po starcie | Rodzaj zgłoszenia, termin i osoba odpowiedzialna |
Zapisz również, co wymaga ponownej oceny: nowy pracodawca, zmienione stanowisko, koniec dokumentu lub utrata statusu. Dzięki temu informacja „może pracować” ma określony zakres i datę ważności.
Źródła
Stan prawny: 28 września 2026 r.