Jedna firma samodzielnie obsługuje kilkunastu cudzoziemców. Inna potrzebuje wsparcia przy pierwszym zatrudnieniu. O wyborze modelu decyduje zakres pracy i dostępne kompetencje, a nie sama liczba osób.

Zamiast porównywać cenę usługi wyłącznie z opłatą za wniosek, sprawdź wszystkie czynności: ocenę dokumentów, przygotowanie sprawy, korespondencję, terminy i późniejsze zmiany zatrudnienia.

Czy obsługa wewnętrzna obejmuje całą sprawę

Samodzielne prowadzenie legalizacji wymaga osoby, która potrafi ustalić właściwą podstawę pracy i pobytu, wykonać wymagane czynności oraz monitorować zmiany. Powinna mieć czas na kontakt z pracownikiem i urzędem oraz zastępstwo na czas nieobecności.

Znajomość formularza z poprzedniego zatrudnienia pomaga, ale nie rozstrzyga nowego przypadku. Ten sam pracownik może zmienić podstawę pobytu, a nowa osoba o tym samym obywatelstwie może potrzebować innej procedury.

Sprawdź także, czy zadania nie pozostają między firmą a księgowością. Prowadzenie listy płac nie oznacza automatycznie prowadzenia postępowań legalizacyjnych. Pomaga w tym podział zadań z biurem rachunkowym.

Sygnały, że warto przekazać część obsługi

  • Osoba z HR sama kontaktuje się z pracownikiem, uzupełnia dokumenty i przekazuje każdą wiadomość dalej.
  • Wiedza o sprawach jest skupiona u jednej osoby, bez aktualnego rejestru i zastępstwa.
  • Zmiany stanowiska, godzin lub pracodawcy trafiają do osoby prowadzącej legalizację dopiero po ich wdrożeniu.
  • Dokumenty są zebrane, ale nikt nie potrafi wskazać podstawy dopuszczenia do pracy.
  • Nowe rekrutacje wypierają odpowiedzi na wezwania i bieżące sprawy już zatrudnionego zespołu.

Każdy z tych punktów wskazuje konkretne zadanie do zorganizowania. Nie trzeba od razu przekazywać wszystkich funkcji kadrowych na zewnątrz.

Porównaj czas rzeczywistej obsługi

Przez wybrany okres zapisz czas poświęcony na zebranie danych, przygotowanie i złożenie dokumentów, kontakt z pracownikiem, odpowiedzi urzędowi oraz sprawdzanie statusu. Uwzględnij również czas właściciela firmy, jeśli to on prowadzi część spraw.

Przelicz go według rzeczywistego kosztu pracy w swojej organizacji. Nie zakładaj z góry, że każda sprawa zabiera określoną liczbę godzin albo że outsourcing zawsze będzie tańszy. Porównaj oferty obejmujące te same czynności, a nie jedną usługę z kosztem całego działu.

Obok kwoty zapisz, jakie inne zadania zespół mógłby wykonać w odzyskanym czasie. To może być rekrutacja, wdrożenie pracowników albo bieżąca obsługa kadr. Taka ocena pokazuje wartość bez przypisywania firmie fikcyjnych oszczędności.

Co zmienia współpraca z ICG

Przygotowujemy dokumenty, kontaktujemy się z pracownikami i urzędami oraz prowadzimy powierzone sprawy. Firma przekazuje warunki zatrudnienia, podejmuje decyzje i składa wymagane podpisy. HR otrzymuje konkretne prośby, gdy udział firmy jest potrzebny.

Możesz zlecić jedną sprawę, pakiet Big Order od 10 usług jednocześnie albo bieżącą obsługę w Retainerze. Stały zespół również może potrzebować monitorowania dokumentów i postępowań — częsta rotacja nie jest warunkiem skorzystania z abonamentu.

Jeśli problemem jest odejście pracownika odpowiedzialnego za legalizację, zacznij od przekazania otwartych spraw. Zakres i ceny modeli znajdziesz na stronie usług.

Poradnik organizacyjny zaktualizowany 28 września 2026 r. Nie zakłada określonego kosztu czasu ani oszczędności w konkretnej firmie.