Za dwa tygodnie odchodzi osoba, która prowadzi sprawy cudzoziemców. Dokumenty są na dysku, ale tylko ona wie, dlaczego jedna sprawa czeka, co już wysłano do urzędu i z którym pracownikiem trzeba ponownie porozmawiać.

Przed jej odejściem potrzebujesz listy otwartych spraw z następną czynnością, terminem i osobą odpowiedzialną. Do tego dokumentów potwierdzających aktualną sytuację oraz dostępów pozwalających kontynuować obsługę. Samo przekazanie folderu nie wystarczy.

Poniższy plan jest rekomendacją organizacyjną. Możesz wykorzystać go przy zmianie pracownika, biura obsługującego firmę lub przejściu na zewnętrzny dział legalizacji.

Zacznij od spraw z najbliższym terminem

Nie zaczynaj przekazania od porządkowania całego archiwum. Najpierw ustal, czy w najbliższych dniach przypada odpowiedź na wezwanie, koniec uprawnienia do pracy lub pobytu albo planowany start nowej osoby.

Przejrzyj korespondencję urzędową razem z osobą przekazującą. Przy wezwaniu sprawdź datę doręczenia, sposób liczenia terminu i potwierdzenie ewentualnej odpowiedzi. Data na samym piśmie nie zawsze jest datą, od której liczy się czas na reakcję.

Jeżeli termin wypada w trakcie zmiany obsługi, od razu wskaż, kto wykona tę czynność. „Zajmie się tym następca” nie rozstrzyga niczego, dopóki następca nie ma dokumentów i umocowania do działania.

Jeden wiersz rejestru powinien pozwalać wykonać następny krok

Rejestr nie musi być rozbudowanym systemem. Na czas przekazania wystarczy tabela, którą nowa osoba rozumie bez dodatkowego tłumaczenia.

Pole Co wpisać
Pracownik i sprawa Identyfikator pracownika, rodzaj postępowania, organ i numer sprawy
Podstawa pobytu i pracy Dokumenty lub statusy, na których opiera się zatrudnienie; warunki i istotne daty
Ostatnia czynność Co wykonano, kiedy i gdzie jest potwierdzenie
Następna czynność Konkretne działanie, np. przekazanie dokumentu wymienionego w wezwaniu
Termin Data wraz z informacją, z czego wynika
Brakujące dane Czego brakuje i od kogo trzeba to uzyskać
Odpowiedzialny i zastępstwo Osoba prowadząca oraz kontakt na czas jej nieobecności

Przykładowy wpis „wniosek złożony” jest za mało użyteczny. Lepszy: „Urząd wezwał do uzupełnienia załącznika; dokument przygotowuje Anna; termin odpowiedzi zapisany na podstawie doręczenia; wezwanie i potwierdzenie odbioru w folderze sprawy”. To przykład sposobu zapisu, nie historia klienta.

Nie wpisuj jednej daty „ważności stempla”. Przy sprawie pobytowej w toku potrzebne są informacje o złożeniu wniosku, brakach formalnych i przebiegu postępowania. Sam skan strony paszportu nie opisuje całej sytuacji.

Dokumenty, które powinny być pod ręką

Do rejestru podłącz pełne decyzje, dokumenty pobytowe, złożone wnioski, wezwania i odpowiedzi. Zachowaj potwierdzenia wysyłki lub odbioru oraz informację, gdzie są oryginały. Przy zatrudnieniu objętym takim obowiązkiem potrzebne są również potwierdzenia przekazania umowy i powiadomień.

Ustal z pracownikiem firmy, czy cała korespondencja trafiła do wspólnego miejsca. Część ustaleń może być w służbowym e-mailu albo komunikatorze. Przenieś do dokumentacji istotne informacje o sprawie, zgodnie z zasadami dostępu do danych w firmie.

Nie gromadź dodatkowych kopii „na wszelki wypadek”. Osoby przejmujące powinny otrzymać dane potrzebne do swoich zadań, w kontrolowanym miejscu przechowywania. Okresy przechowywania dokumentów pobytowych i dokumentacji pracowniczej mogą wynikać z różnych przepisów.

Dostęp do folderu i pełnomocnictwo to dwie różne rzeczy

Nowa osoba może widzieć dokumenty, a mimo to nie móc złożyć pisma lub odebrać korespondencji. Dlatego osobno sprawdź:

  • uprawnienia do działania w imieniu organizacji w praca.gov.pl;
  • dostęp do firmowej korespondencji elektronicznej, w tym e-Doręczeń, jeśli są używane;
  • pełnomocnictwa w konkretnych postępowaniach i adres do doręczeń;
  • upoważnienia do przetwarzania danych oraz dostęp do dysku i poczty.

Zmiana pracownika nie zastępuje zawiadomienia urzędu o zmianie pełnomocnika. Zaplanuj odwołanie starych i ustanowienie nowych umocowań tak, aby wiadomo było, kto odbiera korespondencję podczas przejścia. Dostępy techniczne nadaj i odbierz przez administratora. Nie przekazuj osobistych loginów, haseł ani kodów drugiego składnika logowania.

Co zapisać w protokole przekazania

Krótki protokół powinien wskazywać datę, osoby przekazującą i przejmującą, lokalizację rejestru oraz przekazane załączniki. Wypisz także sprawy pilne i brakujące elementy — wraz z osobą, która je uzupełni, oraz terminem.

Nie podpisuj ogólnego stwierdzenia „wszystkie sprawy przekazano”, jeśli części dokumentów brakuje. Zapisz rzeczywisty stan. Dzięki temu następca wie, co jeszcze trzeba odtworzyć, a firma może sprawdzić, czy przekazanie zostało zakończone.

Na koniec wspólnie otwórzcie kilka spraw: jedną z wezwaniem, jedną oczekującą na decyzję i jedną dotyczącą nowego zatrudnienia. Sprawdźcie, czy następca potrafi odnaleźć dokumenty i wskazać następne działanie. To prostszy sprawdzian kompletności niż sama liczba plików.

Nie musisz odtwarzać całej obsługi wewnątrz firmy

ICG Mobility przejmuje prowadzone sprawy: ustalamy ich aktualny stan, porządkujemy terminy, przygotowujemy brakujące dokumenty oraz kontaktujemy się z pracownikami i urzędami. Przygotowujemy również dokumenty potrzebne do ustanowienia pełnomocnictw.

Firma wskazuje osobę do decyzji dotyczących zatrudnienia i udostępnia posiadaną dokumentację. Dalszą koordynację prowadzi nasz zespół. Możemy przejąć konkretne postępowania albo zapewnić stałą obsługę pracowników.

Jeśli część dokumentów pozostaje u księgowości, pomocny będzie również podział zadań między firmę, biuro rachunkowe i obsługę legalizacji.

Źródła i zakres

Stan informacji: 28 września 2026 r. Plan przekazania jest propozycją organizacji pracy, a nie formularzem urzędowym.