Podczas kontroli Straży Granicznej firma powinna umieć wykazać, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywał w Polsce i wykonywał pracę w sprawdzanym okresie. Liczy się również zgodność dokumentów z tym, co pracownik rzeczywiście robił. Sam folder z aktualnymi kartami pobytu nie odpowie na wszystkie pytania.
Wyznacz osobę, która obsłuży kontrolę
Ustal wcześniej, kto po stronie firmy przyjmuje funkcjonariuszy, kontaktuje się z osobami uprawnionymi do reprezentacji i zbiera żądane dokumenty. Powinna istnieć także osoba zastępująca, z dostępem do właściwej dokumentacji.
Przy rozpoczęciu kontroli sprawdź legitymacje, podstawę działania i zakres wskazany w upoważnieniu. Przepisy przewidują również przypadki niezwłocznego rozpoczęcia czynności na podstawie legitymacji i późniejszego doręczenia upoważnienia. Brak dokumentu w pierwszej chwili nie uzasadnia więc automatycznej odmowy współpracy.
Zapisuj żądania, terminy i przekazane materiały. Informuj osobę reprezentującą firmę; przy spornych ustaleniach potrzebna może być pomoc prawna.
Przygotuj historię zatrudnienia, nie tylko ostatni dokument
Dokumenty powinny pozwalać odtworzyć sytuację w okresie objętym kontrolą.
| Obszar | Co przygotować do sprawdzenia |
|---|---|
| Pobyt | Kopie dokumentów pobytowych, odpowiednie strony paszportu, decyzje i dokumenty dotyczące postępowań w toku. |
| Podstawa pracy | Zezwolenie, oświadczenie, wymagane powiadomienie albo dowody zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia. |
| Warunki zatrudnienia | Umowa, aneksy, zakres obowiązków i dokumentacja faktycznej organizacji pracy. |
| Realizacja obowiązków | Potwierdzenia zgłoszeń, przesłania umowy oraz dokumenty dotyczące wynagrodzeń, czasu pracy i ubezpieczeń, odpowiednio do sprawy. |
Kontrola legalności pracy obejmuje również zgodność zatrudnienia z wymaganymi warunkami, w tym wynagrodzeniem. Zakres przedstawianych dokumentów wynika z żądania i przedmiotu kontroli. Jeśli żądanie dotyczy przekazania kopii umowy do urzędu, przygotuj także potwierdzenie wykonania tej czynności. Nie zakładaj, że w każdym przypadku kontroli wystarczą same kopie.
Co zrobić, gdy brakuje dokumentu
Ustal, kto posiada dokument i jak szybko można go uzyskać. Jeżeli znajduje się u pracownika, poprzedniego pełnomocnika lub w systemie elektronicznym, odnotuj to i zorganizuj dostęp.
Nie uzupełniaj historii dokumentem opatrzonym fikcyjną datą. Nie przedstawiaj przypuszczenia jako faktu. Jeżeli nie potrafisz od razu wyjaśnić rozbieżności, zbierz dane i przekaż odpowiedź zgodnie z terminem oraz trybem wskazanym przez organ.
Przykład: aktualna umowa może wskazywać inne stanowisko niż wcześniejsze zezwolenie. Do wyjaśnienia potrzebna jest data rzeczywistej zmiany i podstawa jej dopuszczalności, a nie wyłącznie najnowszy aneks.
Po otrzymaniu protokołu lub innego pisma
Przeczytaj ustalenia wraz z pouczeniem. Sprawdź, czy zgadzają się osoby, daty, dokumenty i opis pracy. Zastrzeżenia do protokołu kontroli SG składa się na piśmie przed jego podpisaniem, w ciągu 7 dni od przedstawienia protokołu. Odnieś je do konkretnych ustaleń i dowodów. Dla innych pism sprawdzaj właściwe pouczenie; sama odmowa podpisania protokołu nie usuwa ustaleń kontroli.
ICG może uporządkować dokumentację pobytową i pracowniczą oraz prowadzić kontakt w obsługiwanych sprawach. Nie zastępuje to reprezentacji prawnej w sporze ani nie daje gwarancji wyniku kontroli. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala natomiast szybciej ustalić fakty i odnaleźć brakujące dowody.
Źródła i aktualność
Stan prawny zweryfikowany 28.09.2026: ustawa o Straży Granicznej, art. 10d–10e, rozporządzenie o kontroli legalności pracy przez SG, SG — przykład kontroli warunków zatrudnienia.