Pracownik rozpoczął pracę, umowa jest podpisana, a dane trafiły do kadr. Czy trzeba jeszcze wysłać powiadomienie? To zależy od podstawy zatrudnienia. Nie ma jednego zgłoszenia w siedem dni, które obejmuje wszystkich cudzoziemców.

Podobne nazwy formularzy ukrywają różne obowiązki. Najpierw ustal procedurę, potem zdarzenie uruchamiające termin. Wysłanie niewłaściwego dokumentu nie zastępuje wymaganego zgłoszenia.

Powiadomienie przy ochronie czasowej

Art. 5a ustawy o powierzaniu pracy wymaga powiadomienia PUP w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej w Polsce. Od marca 2026 r. nie dotyczy to wyłącznie obywateli Ukrainy.

Przepis przejściowy obejmuje także legalnie przebywających obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej. Korzystając z tej podstawy, trzeba spełnić warunki procedury. Samo obywatelstwo ani numer PESEL nie zastępują sprawdzenia pobytu.

Powiadomienie składa pracodawca lub właściwie umocowany pełnomocnik przez praca.gov.pl. Należy zachować wysłany dokument i potwierdzenie jego złożenia. Zapisany szkic w systemie nie jest wykonaniem obowiązku.

Oświadczenie: siedem dni na start, czternaście na niepodjęcie

Jeśli praca opiera się na wpisanym oświadczeniu, art. 70 przewiduje inne zgłoszenia:

Zdarzenie Termin lub zasada
Faktyczne rozpoczęcie pracy Powiadomienie w siedem dni od rozpoczęcia
Niepodjęcie pracy Powiadomienie w czternaście dni od daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji
Pewność, że osoba nie podejmie pracy, albo wcześniejsze zakończenie Odrębne powiadomienie z art. 70 ust. 2; skutkuje unieważnieniem wpisu

Nie stosuj automatycznie czternastodniowego terminu do wcześniejszego zakończenia. Ustawa rozdziela te sytuacje. Nie wysyłaj też zgłoszenia definitywnego zakończenia, jeśli chodzi jedynie o planowaną przerwę i powrót.

Zezwolenie na pracę nie ma identycznego zgłoszenia startu

Przy zwykłym zezwoleniu na pracę nie należy kopiować procedury oświadczenia. Art. 19–20 przewidują m.in. zawiadomienia o niepodjęciu pracy przez dwa miesiące od początkowej daty ważności, przerwie przekraczającej dwa miesiące oraz zakończeniu wcześniej niż dwa miesiące przed końcem ważności. Właściwe zdarzenie zgłasza się w siedem dni.

Osobno może występować obowiązek przekazania kopii umowy przed powierzeniem pracy. To nie to samo co zgłoszenie niepodjęcia lub zakończenia zatrudnienia.

Zmiana warunków też może uruchomić termin

W trybie powiadomienia z art. 5a ponowne zgłoszenie może być wymagane m.in. po zmianie rodzaju umowy, stanowiska lub pracy, obniżeniu wynagrodzenia albo zmniejszeniu wymiaru lub liczby godzin. Termin wynosi siedem dni od zmiany.

Nie ustalaj obowiązku tylko na podstawie słowa „aneks”. Porównaj stare i nowe warunki oraz przepis właściwy dla dokumentu pracownika.

Jak ustawić obieg informacji?

Osoba potwierdzająca pierwszy dzień pracy powinna przekazać tę datę osobie prowadzącej zgłoszenie. To samo dotyczy niepodjęcia, zakończenia i zmian. W rejestrze zapisz podstawę pracy, zdarzenie, termin, odpowiedzialnego oraz potwierdzenie wysyłki.

Gdy termin został przeoczony, oceń skutek w konkretnej procedurze. Późniejsze wysłanie formularza nie usuwa automatycznie wcześniejszego naruszenia. Nie koryguj historii fikcyjną datą rozpoczęcia.

Źródła

Stan prawny: 28 września 2026 r.