Cena obsługi jednego wniosku nie pokazuje całego budżetu legalizacji. Firma ponosi również opłaty urzędowe i przeznacza czas na dokumenty, kontakt z pracownikiem oraz odpowiedzi na pisma. Żeby porównać własną obsługę z usługą zewnętrzną, trzeba zestawić ten sam zakres pracy.
Opłaty urzędowe: jaka procedura, taka kwota
Poniższe stawki dotyczą nowych spraw na dzień aktualizacji artykułu. Nie należy sumować wszystkich pozycji dla każdego pracownika: wybór procedury zależy od jego sytuacji. Stawki 200 i 400 zł za zezwolenie na pracę nie dotyczą delegowania ani pracy sezonowej — te procedury mają odrębne opłaty wskazane w tabeli.
| Czynność | Opłata |
|---|---|
| Wniosek o zezwolenie na pracę na okres do 3 miesięcy | 200 zł |
| Wniosek o zezwolenie na pracę na okres przekraczający 3 miesiące | 400 zł |
| Zezwolenie przy delegowaniu przez podmiot zagraniczny do Polski | 800 zł |
| Wpis oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji | 400 zł |
| Wniosek o zezwolenie na pracę sezonową | 100 zł |
| Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę | 440 zł |
| Wydanie karty pobytu — stawka podstawowa | 100 zł |
Zezwolenie na pobyt i pracę oraz karta pobytu to odrębne pozycje. W konkretnych przypadkach mogą obowiązywać zwolnienia lub ulgi. Dodatkowo sprawdza się m.in. opłatę od pełnomocnictwa oraz wymagania dotyczące dokumentów zagranicznych. Opłaty urzędowe rozliczamy osobno.
Co obejmuje cena obsługi
Zapytaj, czy wycena dotyczy wyłącznie przygotowania wniosku, czy również kontaktu z pracownikiem, kompletowania dokumentacji i prowadzenia postępowania. Istotna jest też obsługa wezwań oraz informowanie o zmianach, które wymagają działania firmy.
W ICG przygotowujemy dokumenty tam, gdzie możemy zrobić to samodzielnie, i kontaktujemy się bezpośrednio z cudzoziemcem oraz urzędem w prowadzonej sprawie. Firma ustala warunki zatrudnienia, podejmuje decyzje i składa wymagane podpisy. Zakres zlecenia potwierdzamy przed rozpoczęciem obsługi.
Przy porównaniu ofert uwzględnij liczbę usług, nie tylko pracowników. Jedna osoba może potrzebować więcej niż jednej procedury. Big Order obejmuje zlecenia od 10 usług jednocześnie. Bieżącą obsługę zespołu można powierzyć w modelu Retainer; aktualne warunki znajdują się na stronie usług.
Jak policzyć pracę zespołu bez zgadywania
Wybierz kilka niedawno prowadzonych spraw. Zapisz czas poświęcony na kontakt z pracownikiem, przygotowanie dokumentów, sprawdzanie braków, obsługę korespondencji i aktualizację statusów. Oddziel go od rekrutacji, naliczania wynagrodzeń czy decyzji kadrowych — te zadania nie znikają po zleceniu legalizacji.
Proste porównanie miesięczne wygląda tak:
Koszt obsługi wewnętrznej = czas rzeczywiście poświęcony na legalizację × przyjęty przez firmę koszt godziny + koszty wsparcia zewnętrznego.
Po stronie oferty zewnętrznej dodaj czas, który nadal pozostanie po stronie pracodawcy. Dzięki temu nie przypiszesz outsourcingowi oszczędności wynikających z zadań, których nie obejmuje. Nie ma jednej wiarygodnej liczby godzin oszczędzanych przy każdym pracowniku.
Osobno policz zależność od terminu zatrudnienia
Jeżeli obsada stanowiska warunkuje uruchomienie zmiany, ustal koszt przesunięcia tego planu na własnych danych. Nie traktuj go jednak jako pewnej oszczędności z zakupu usługi: firma obsługująca legalizację nie kontroluje terminu decyzji urzędu.
W budżecie warto rozdzielić pewne wydatki, założenia i ryzyka. Więcej o organizacji pracy przeczytasz w porównaniu obsługi wewnętrznej i zewnętrznej.
Źródła
- Rozporządzenie w sprawie opłat za zezwolenia na pracę i oświadczenia — Dz.U. 2025 poz. 1622.
- Opłaty za zezwolenia na pracę — Podlaski Urząd Wojewódzki.
- Zmiany opłat dotyczących zatrudniania cudzoziemców — publiczne służby zatrudnienia.
- Pobyt czasowy — Świętokrzyski Urząd Wojewódzki.
Stan informacji: 28 września 2026 r.