Niepełna dokumentacja nie musi oznaczać, że sprawy nie da się poprowadzić. Często właśnie ustalenie podstawy pobytu, treści decyzji i historii zatrudnienia jest pierwszym zadaniem osoby przejmującej obsługę. Zgłaszając się do ICG, nie musisz mieć gotowej diagnozy problemu.

Potrzebujemy natomiast rzetelnych informacji o tym, co firma planuje i co już wydarzyło się w sprawie. Dzięki temu możemy przygotować działania odpowiadające rzeczywistej sytuacji pracownika.

Plan zatrudnienia daje punkt wyjścia

Na początku ustalamy, kto będzie pracodawcą, jakie zadania ma wykonywać cudzoziemiec i kiedy firma chciałaby rozpocząć zatrudnienie. Pytamy również, czy kandydat przebywa już w Polsce oraz czy pracuje obecnie dla innego podmiotu.

Nie sprowadzamy oceny do obywatelstwa. Dwie osoby z tego samego kraju mogą mieć różne podstawy pobytu, uprawnienia do pracy i obowiązki. Jedna może korzystać ze zwolnienia, druga potrzebować nowego dokumentu dla Twojej firmy.

Sprawdzamy także to, co już złożono

Jeśli postępowanie trwa, potrzebujemy jego numeru, kopii wniosku, potwierdzenia złożenia i korespondencji. Samo zapewnienie „wniosek jest w urzędzie” nie mówi, czy wymaga uzupełnienia ani co zostało w nim zadeklarowane.

Brak dokumentu w firmowym folderze nie oznacza jeszcze, że nie istnieje. Kontaktujemy się z pracownikiem i ustalamy, gdzie znajdują się materiały. Gdy sprawę prowadziła inna osoba, pomagamy uporządkować przekazanie dokumentacji i umocowań.

Pilny termin wymaga kolejności działań

Przy wezwaniu urzędu najpierw sprawdzamy, czego dotyczy i jaki termin wynika z doręczenia. Przy kandydacie gotowym do rozpoczęcia pracy pierwsze pytanie dotyczy podstawy legalnego zatrudnienia. Dopiero później planujemy mniej pilne czynności.

Nie potwierdzamy możliwości startu wyłącznie dlatego, że firma potrzebuje pracownika w określonym dniu. Wskazujemy, które warunki są spełnione, jakie formalności pozostają i czy planowana data wymaga zmiany. Przyjęcie sprawy do prowadzenia oznacza wykonanie ustalonych działań, a nie gwarancję pozytywnej decyzji urzędu.

Ustalamy, co przejmujemy od firmy

ICG przygotowuje dokumenty, kontaktuje się z pracownikiem i urzędem oraz prowadzi powierzone postępowania. Firma przekazuje warunki zatrudnienia, podejmuje decyzje pracodawcy i składa wymagane podpisy. Gdy potrzebujemy informacji od kadr, wskazujemy ją konkretnie.

Jedno zatrudnienie może wymagać kilku usług. Z kolei firma ze stałym zespołem może potrzebować bieżącej obsługi nawet bez częstych rekrutacji. Dobieramy model do potrzeb: pojedynczą sprawę, pakiet Big Order lub Retainer. Zakresy współpracy znajdziesz tutaj.

Co wystarczy na początek

Opisz stanowisko, planowany termin i sytuację pracownika tak, jak ją znasz. Jeżeli masz decyzję lub pismo urzędu, poinformuj o tym. Sposób przekazania dokumentów ustalimy w toku kontaktu; pierwsza wiadomość nie wymaga przesyłania całej dokumentacji osobowej.

Podczas bezpłatnej rozmowy ustalimy, od czego zacząć i jakie zadania może przejąć ICG. Nie musisz wcześniej wiedzieć, czy potrzebujesz oświadczenia, zezwolenia czy zmiany decyzji.

Opis współpracy zaktualizowany 28 września 2026 r.