Dwie kandydatki na to samo stanowisko mogą wymagać różnych procedur. Jedna ma już prawo do pracy w Polsce, druga potrzebuje zezwolenia i wizy. Dlatego koszt zatrudnienia warto policzyć po ustaleniu sytuacji osoby, zamiast przypisywać stałą kwotę do jej obywatelstwa.

Porównując oferty, rozdziel wynagrodzenie i koszty pracodawcy od wydatków związanych z legalizacją. Opłata za wniosek nie jest ceną całego procesu, a obsługa pobytu nie musi obejmować procedury wizowej czy przygotowania stanowiska.

Opłaty za podstawę pracy

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują następujące opłaty za wskazane procedury:

Procedura Opłata
Zezwolenie na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy 200 zł
Zezwolenie na pracę na okres przekraczający 3 miesiące 400 zł
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi 400 zł

To wybrane opłaty, a nie kompletny cennik wszystkich procedur. Oświadczenie jest dostępne tylko w określonych przypadkach. Nie ma sensu porównywać jego ceny z zezwoleniem, jeżeli kandydatka nie kwalifikuje się do tej ścieżki.

Osoba z niezależnym dostępem do rynku pracy może nie potrzebować żadnego z tych dokumentów. Z kolei zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest inną procedurą, z własną opłatą. Nie dodawaj automatycznie wszystkich pozycji do jednego budżetu.

Koszty zależne od sytuacji kandydatki

Jeżeli osoba dopiero przyjeżdża, sprawdź opłatę wizową we właściwym konsulacie oraz wymagania dotyczące dokumentów i ubezpieczenia. Bilety, zakwaterowanie czy inne uzgodnione świadczenia relokacyjne ujmij osobno. Ustal z kandydatką, które wydatki pokrywa firma, a które nie należą do uzgodnionego zakresu.

Przy stanowisku wymagającym szczególnych kwalifikacji potrzebna może być odrębna procedura potwierdzenia uprawnień. Certyfikat masażu relaksacyjnego nie powinien być wyceniany jak uznanie kwalifikacji do regulowanego zawodu medycznego.

Koszt dopuszczenia do stanowiska obejmuje także obowiązki wynikające z rodzaju zatrudnienia, np. wymagane badania i BHP. Te wydatki istnieją niezależnie od tego, kto prowadzi legalizację.

Co powinna obejmować wycena obsługi

Poproś o wskazanie konkretnych czynności: przygotowania wniosku, kompletowania dokumentacji, kontaktu z kandydatką, odpowiedzi na wezwania oraz obsługi korespondencji. Sprawdź, czy wycena dotyczy jednej procedury, czy także kolejnych działań.

Osobno ustal, kto dopilnuje przekazania podpisanej umowy przez praca.gov.pl, jeżeli obowiązek występuje. Samo uzyskanie decyzji nie zamyka wszystkich formalności zatrudnienia. Przy współpracy z księgowością przyda się podział zadań między kadry i obsługę legalizacji.

Nie porównuj wyłącznie najniższej pozycji na ofercie. Porównaj zakres, odpowiedzialność za kolejne kroki i sposób rozliczenia dodatkowej sprawy. Wezwanie do uzupełnienia nie oznacza automatycznie utraty opłaty ani konieczności składania wszystkiego od początku.

Jak uzyskać budżet dla swojego salonu

Do wstępnej oceny potrzebne są planowane obowiązki, rodzaj umowy, wynagrodzenie, wymiar pracy i oczekiwany termin. ICG ustala z kandydatką jej sytuację pobytową oraz posiadane uprawnienia, a następnie dobiera procedury i wycenia prowadzenie sprawy. Opłaty urzędowe rozliczamy osobno.

Data rozpoczęcia obsługi nie jest terminem wydania decyzji ani przyjazdu. W budżecie i grafiku rozdziel działania, które firma może zaplanować, od etapów zależnych od urzędu i konsulatu.

Źródła

Stan prawny i opłat: 28 września 2026 r.