Co miesiąc opisujemy jedną prawdziwą sprawę z obszaru compliance i legalizacji pracy cudzoziemców. Szczegóły są zanonimizowane, fakty — prawdziwe. Jeśli chcesz dostawać te wpisy regularnie, zapisz się do naszego newslettera.
Sytuacja wyjściowa
Firma produkcyjna z województwa śląskiego, ok. 90 pracowników. Sektor: metal i spawalnictwo. Od dwóch lat regularnie zatrudniają cudzoziemców — głównie z Ukrainy, kilka osób z Białorusi.
W grudniu 2025 zatrudnili Giorgi’ego — spawacza z Gruzji. Świetne kwalifikacje, znajomość języka, wcześniej pracował w Polsce. Dział kadr odruchowo wystawił oświadczenie o powierzeniu pracy — bo tak robiło się zawsze przy cudzoziemcach.
Tydzień później dostali zawiadomienie o planowanej kontroli PIP.
Co było problemem
Gruzja nie figuruje na liście krajów uprawnionych do oświadczenia o powierzeniu pracy w trybie uproszczonym.
Lista krajów objętych uproszczoną procedurą oświadczeniową to: Ukraina, Białoruś, Gruzja — chwila, tu właśnie leży subtelność. Gruzja formalnie widnieje na liście, ale wyłącznie dla określonych typów pracy i przy spełnieniu dodatkowych warunków, których firma nie sprawdziła.
W tym konkretnym przypadku spawacz zatrudniony był na umowę o pracę w pełnym wymiarze, przez czas nieokreślony, z wynagrodzeniem powyżej minimalnej. Taka konfiguracja — dla obywatela Gruzji — wymagała zezwolenia na pracę typ A, nie oświadczenia.
PUP przyjął oświadczenie, wpisał do ewidencji. Giorgi zaczął pracę. Formalnie — niezgodnie z przepisami.
Czemu tak się stało
Dział kadr firmy miał wewnętrzną procedurę opartą na tym, co działało przy pracownikach z Ukrainy i Białorusi. Nikt nie sprawdził czy Gruzja podlega takim samym zasadom w tej konkretnej konfiguracji umowy.
To jeden z najczęstszych mechanizmów błędów, które widzimy: firma buduje wiedzę na jednym typie sprawy i stosuje ją automatycznie do kolejnych. Ukrainiec → oświadczenie → działa. Białorusin → oświadczenie → działa. Gruzin → oświadczenie → nie tym razem.
Problemem nie była zła wola ani niedbałość. Problemem był brak weryfikacji przed złożeniem dokumentów.
Co zrobiliśmy
Firma zgłosiła się do nas cztery dni przed kontrolą PIP.
Krok 1: Weryfikacja stanu faktycznego. Sprawdziliśmy podstawę prawną zatrudnienia Giorgi’ego, warunki umowy i to co zostało złożone w PUP. Diagnoza: oświadczenie jest nieważną podstawą do pracy w tej konfiguracji. Pracownik pracuje bez właściwego dokumentu.
Krok 2: Zawieszenie pracy. Rekomendowaliśmy natychmiastowe zawieszenie pracy Giorgi’ego do czasu uregulowania dokumentów. To trudna decyzja biznesowo — spawacze są na wagę złota — ale jedyna bezpieczna. Firma zgodziła się.
Krok 3: Wniosek o zezwolenie na pracę. Złożyliśmy wniosek o zezwolenie typ A w trybie pilnym. Równolegle złożyliśmy w PUP korektę oświadczenia z informacją o zmianie podstawy prawnej.
Krok 4: Przygotowanie do kontroli. Przygotowaliśmy dla firmy dokumentację wyjaśniającą sytuację — w tym dowód że wniosek o zezwolenie był złożony przed kontrolą i że praca została zawieszona. To nie eliminuje naruszenia, ale wyraźnie wpływa na wymiar ewentualnej kary.
Kontrola PIP: inspector potwierdził naruszenie, ale uwzględnił działania naprawcze. Kara: 12 000 zł (przy maksimum 30 000 zł za jeden przypadek). Giorgi wrócił do pracy po 8 tygodniach — gdy zezwolenie zostało wydane.
Czego to uczy
Jedna lekcja praktyczna: zanim zatrudnisz cudzoziemca z nowego kraju — nawet jeśli kraj brzmi znajomo i był kiedyś na twojej liście — sprawdź aktualne przepisy dla tej konkretnej konfiguracji: obywatelstwo + typ umowy + stanowisko + czas trwania.
Lista krajów uprawnionych do oświadczeń zmienia się. Warunki w ramach tej samej listy się różnią. To co działało rok temu może nie działać dziś.
Bonus: kontrola PIP zawsze uwzględnia działania naprawcze podjęte przed jej wizytą lub w trakcie. Jeśli wiesz że coś jest nie tak — lepiej to zgłosić i naprawić samodzielnie niż czekać aż inspektor to znajdzie.
Masz podobną sytuację lub chcesz zweryfikować dokumentację przed kontrolą?
Audyt teczek cudzoziemców — wiesz co masz, zanim PIP powie ci co znalazł.
Zamów audyt dokumentacji →
Chcesz dostawać Sprawę miesiąca na maila? Zapisz się do newslettera →