Ochrona czasowa wysiedleńców z Ukrainy została przedłużona do 4 marca 2028 r. Nie ma więc podstaw, by na dzień aktualizacji zapowiadać jej pewne zakończenie w marcu 2027 r. Ani by z jednej daty wyprowadzać prognozę masowych odejść z konkretnej firmy.

Pracodawca potrzebuje odpowiedzi na inne pytanie: ilu pracowników opiera obecny pobyt na ochronie, jakie mają plany i które sprawy wymagają działania wcześniej? Przedłużenie daje czas na przygotowanie, ale nie zastępuje informacji o poszczególnych osobach.

Najpierw oddziel trzy daty

Pierwsza to okres ochrony przewidziany decyzją UE. Druga to ważność konkretnego dokumentu lub innej podstawy pobytu pracownika. Trzecia to termin czynności po stronie firmy, np. wymaganego powiadomienia.

Nie wpisuj automatycznie „4 marca 2028” przy każdym obywatelu Ukrainy. Część osób przebywa na zezwoleniu pobytowym, część korzysta z ochrony, a część czeka na rozstrzygnięcie innej sprawy. Zmiana lub utrata indywidualnego statusu może nastąpić przed ogólnym końcem ochrony.

Decyzja UE z lipca 2026 r. zawiera również nowe warunki przyznawania ochrony oraz wyjątek dotyczący osób zachowujących ją nieprzerwanie. Przy nowo zatrudnianej osobie opieraj ocenę na aktualnym statusie, nie na założeniu, że każdy przyjazd z Ukrainy oznacza ochronę.

Scenariusz A: pracownik pozostaje przy ochronie

Ustal, czy nadal spełnia warunki korzystania z tego statusu i czy wymagane zgłoszenie zatrudnienia jest zgodne z faktyczną pracą. Zaplanuj aktualizację danych po zmianach, które mogą wpływać na pobyt lub pracę.

Samo przedłużenie ochrony nie oznacza konieczności ponownego wysłania wszystkich formularzy. Nowe powiadomienie może być potrzebne z powodu konkretnego zdarzenia, np. zmiany pracodawcy albo określonych warunków zatrudnienia. Zasady opisuje poradnik o zatrudnianiu obywateli Ukrainy.

Scenariusz B: pracownik wybiera inną podstawę pobytu

Nie zaczynaj od masowego składania identycznych wniosków. Najpierw ustal cel pobytu, sytuację rodzinną i zawodową oraz dostępność właściwej procedury. Przejście na inny tytuł może zmienić zasady zatrudnienia i obowiązki informacyjne.

Samo złożenie wniosku nie zapewnia dowolnej pracy. Potrzebna jest ocena ciągłości pobytu oraz uprawnienia do pracy podczas postępowania i po otrzymaniu decyzji. W planie wpisz te trzy etapy osobno.

Scenariusz C: pracownik planuje wyjazd

Rozmowa o planach jest użyteczniejsza niż prognozowanie rotacji według obywatelstwa. Ustal przewidywany termin, znaczenie nieobecności dla obsady oraz formalności związane z zakończeniem zatrudnienia.

Nie traktuj deklaracji jako nieodwołalnej decyzji. Zaplanuj datę ponownego kontaktu, szczególnie przy stanowiskach wymagających dłuższego wdrożenia następcy. Plany kadrowe i dokumenty pobytowe powinny się uzupełniać.

Jaki wynik powinien otrzymać HR?

Przy każdej osobie zapisz: aktualną podstawę, potwierdzone plany, najbliższą czynność, osobę odpowiedzialną i termin ponownego sprawdzenia. Wskaż też, których informacji jeszcze brakuje.

Taki plan pozwala rozłożyć pracę w czasie. Nie wymaga zgadywania, jak będą wyglądały przepisy po 2028 r., ani założenia, że wszyscy pracownicy przejdą tę samą procedurę.

Źródła

Stan prawny: 28 września 2026 r. Scenariusze są sposobem planowania, nie prognozą nowych przepisów.