To historia prawdziwa. Szczegóły które pozwoliłyby zidentyfikować firmę zmieniliśmy, ale fakty i liczby są realne. Opowiadamy ją za zgodą klienta który trafił do nas już po kontroli.
Firma i sytuacja wyjściowa
Firma produkcyjna, 180 pracowników, z czego ok. 40 cudzoziemców z różnych krajów. Zatrudnianie cudzoziemców zaczęło się 4 lata wcześniej, od pracowników z Ukrainy. Potem doszli pracownicy z Gruzji, Mołdawii i kilku krajów azjatyckich.
HR ogarniał jeden specjalista, który “nauczył się na bieżąco”. Firma nie miała zewnętrznej obsługi legalizacji.
Kontrola
PIP przyszedł bez zapowiedzi. Dwa dni, dwóch inspektorów. Poprosili o dokumentację wszystkich cudzoziemców: umowy, podstawy legalizacji, dokumenty pobytowe, potwierdzenia złożenia oświadczeń i powiadomień.
Firma dostarczyła co miała.
Co znaleźli inspektorzy
Trzech pracowników bez ważnej podstawy do pracy. Oświadczenia wygasły, a firma nie złożyła nowych ani nie uzyskała zezwoleń na czas. Pracownicy pracowali – formalnie nielegalnie – przez kilka tygodni.
Niezgodność stanowisk. Dwóch pracowników miało w umowie inne stanowisko niż w oświadczeniu. W praktyce robili to samo, ale na papierze się nie zgadzało.
Brak powiadomień o podjęciu pracy dla części pracowników objętych tą procedurą. Specjalista HR wiedział że powiadomienie trzeba złożyć, ale nie wiedział że termin to 7 dni od zatrudnienia, a nie “przy okazji”.
Konsekwencje
Kary finansowe: łącznie 34 000 zł za trzech pracowników bez ważnej podstawy i brak powiadomień. Nie maksymalne z możliwych – ale realne.
Trzech pracowników musiało przerwać pracę na czas uregulowania dokumentów. Jeden z nich zdecydował się wrócić do kraju i nie wrócił.
Firma dostała termin na usunięcie nieprawidłowości i zapowiedź kontroli sprawdzającej.
Co firma zrobiła po kontroli
Trafiła do nas. Przez dwa tygodnie robiliśmy audyt całej dokumentacji cudzoziemców: 40 teczek, weryfikacja każdej podstawy pobytowej i legalizacyjnej, sprawdzenie zgodności stanowisk. Okazało się że problemów było więcej niż pokazała kontrola.
Wdrożyliśmy zewnętrzną obsługę legalizacji dla wszystkich nowych pracowników i systemu monitoringu terminów dla obecnych. Kontrola sprawdzająca po 3 miesiącach: zero zastrzeżeń.
Ile kosztowało naprawienie tego co można było zrobić dobrze od początku
Kary (34 000 zł) + czas zarządu i HR na obsługę kontroli (szacunkowo 40–60h) + utracona produktywność pracowników bez podstawy do pracy + koszt audytu i wdrożenia. Łącznie ponad 50 000 zł w ciągu jednego kwartału.
Koszt zewnętrznej obsługi legalizacji dla 40 osób rocznie: ułamek tej kwoty.
Czy twoja firma jest gotowa na kontrolę?
Nie wiesz? To jest odpowiedź.
Zamów audyt dokumentacji →